智能档案管理系统采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用非接触式的智能馆员工作站、智能书架等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时系统在档案室出入口处安装智能安全门，通过远距离RFID认证，可以实现自动防盗与档案出入库确认功能。
| 系统组成 | |
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RFID 硬件设备均采用 RFID 核心读写技术，并根据各自不同的功能需求实现相应功能，这些设备包括：安全监测门、馆员工作站、移动式/便携式馆员助理(移动盘点车)、RFID 标签转换系统设备、RFID 便携式手持盘点机等。各个 RFID 终端设备均作为一个客户终端接入系统网络。
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| 系统优点 | |
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● 档案智能化管理，避免了手动操作失误; ● 详细的档案架分布地址数据模型图，使档案查找轻松便捷; ● 档案定位管理，有效避免了档案遗失，减少损失; ● 事实在位管理，有效避免了档案错位; ● 操作简单，管理科学，有效提高了管理效率。 |
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